Dokumentenmanagement

Mit dem Dokumentenmanagement legen Sie alle Dokumente zentral, aber zugriffsgeschützt direkt zum Bewohner, Mitarbeiter, Raum, etc. ab. So haben Sie die Dokumente stets an der benötigten Stelle parat.

Dabei können Sie alle Unterlagen in einer übersichtlichen Ordnerstruktur verwalten. Um Dokumente schnell und einfach zu finden, steht Ihnen zusätzlich eine Liste aller Dokumente zur Verfügung.

Grundsätzlich können Sie Unterlagen und Dateien jedes Typs abspeichern, egal ob PDF, Office-Dokumente, E-Mails oder Bilder. Durch die integrierte Vorschau benötigen Sie zum Öffnen der meisten Dateien nicht einmal das zugehörige Programm.

Bescheinigungen, Berichte, Anträge, Geschäftsbriefe, Quittungen und alle anderen Dokumente, die Ihnen in Papierform vorliegen, scannen Sie zeitsparend ein. Damit sorgen Sie dafür, dass die benötigten Unterlagen stets allen autorisierten Mitarbeitern zur Verfügung stehen, ohne diese zu kopieren. Die vordefinierten Scan-Profile ermöglichen ein einheitliches und schnelles Einscannen und zudem für eine optimale Lesbarkeit und kleine Dateigrößen.

Ihre Vorteile:

  • revisionssichere Archivierung und automatische tägliche Sicherung aller Dokumente
  • Sicherung/Protokollierung aller Änderungen eines Dokuments
  • Import ganzer Ordner inklusive Unterordner und enthaltener Dokumente
  • Import von E-Mails aus zum Beispiel Microsoft® Outlook® oder Tobit® David® per Drag & Drop über Dateiablagefenster
  • einfacher Datenexport aller gewünschten Dokumente per Knopfdruck
  • schnelles Auffinden von gesuchten Dokumenten durch Schnellfilter
  • standortübergreifende einfache Verteilung aller Dokumente (z. B. Protokolle) an beliebig viele Benutzer ohne aufwändige Vervielfältigung
  • Dokumente können zu allen Datensätzen in der gesamten Software zugeordnet werden
  • koordinierte Dokument-Bearbeitung über eigenständige Bearbeitungsfunktionen mit Zuweisung von Bearbeiter und Status inklusive Dokument-Freigabe
  • Kategorisierung über Kategorien und Stichwörter
  • schnelle Erstellung von Standard-Dokumenten über Dokumentvorlagen
  • optimales Scannen von Dokumenten (zum Beispiel Eingangspost) über vordefinierte Scan-Profile
  • einfaches Versenden von Dokumenten per E-Mail
  • integrierte Dokumentenvorschau für alle gängigen Dateiformate (zum Beispiel Microsoft® Word®, Microsoft® Excel®, PDF, E-Mails, diverse Bidlformate, ZIP-Dateien) auch ohne Vorhandensein des zugehörigen Programms
  • optimierte Ablage der Dokumente durch integrierte automatische Kompression
  • Volltextsuche über alle Dokumente (erfordert Zusatzlizenz)